Så skapar du en inkluderande kultur på hybridkontoret

När pandemin slog till kämpade ledare med att hitta ett sätt att kunna kommunicera viktig information, där många skapade nya digitala rutiner för informationsdelning. Om ni ska gå över till ett hybrilt kontor framöver är ett tips att fortsätta dela information på detta sätt även om de flesta medarbetarna arbetar från kontoret igen. Detta är viktigt för att ingen ska känna sig exkluderad eller få information senare än de som arbetar från kontoret. Fortsatt även hålla alla gemensamma möten digitala, så att alla kan delta.

Se också till att ha som standard att dela anteckningar, dokument och annat som berör hela teamet online, så att alla i teamet inkluderas och för att säkerställa att alla får samma information.

Oavsett vilket eller vilka digitala verktyg ni använt eller kommer använda er av post covid för att enkelt interagera och kommunicera i teamet bör ni fortsätta med detta, även om de flesta återgått till kontoret igen. För att undvika en ”vi och ni” känsla mellan de som arbetar på kontoret och de som arbetar på distans är det viktigt att alla på företaget fortsätter finnas tillgängliga online under hela arbetsdagen, så att det inte spelar någon roll om du arbetar hemifrån eller från kontoret, utan det ska gå snabbt och smidigt att kommunicera med alla – oavsett plats.

Uppmuntra även ett fortsatt online-beteende under möten där vissa personer sitter på distans – låt alla deltagare prata in i enskild skärm, även ifall flera av deltagarna befinner sig på kontoret. Om några deltagare i mötet sitter i samma rum bör man vid dessa tillfällen tänka på att bara använda ljudet på en dator för att undvika eko.

En grundpelare för ett framgångsrikt hybridkontor är att det finns tydlighet och bra rutiner kring till vad och hur man använder företagets digitala verktyg och olika kanaler för att interagera i teamet. Skapa en policy eller handbok över hur ni arbetar på ert hybridkontor så att alla medarbetare är införstådda med vilka förväntningar som finns, så att teamet kommer in i bra rutiner för hur man samarbetar på ett bra sätt oavsett om man ibland arbetar tillsammans, ibland helt på distans eller uppdelat.

När du som ledare inte träffar dina anställda varje arbetsdag kan det kännas som ett steg längre bort för dem att vända sig till dig vid frågor eller funderingar. Därför är det viktigt att kontinuerligt ha individuella avstämningar med dina medarbetare för att diskutera hur det känns att arbeta på distans och hur de mår samt hur arbetat känns. Dessa frågor har en tendens att inte komma upp om man endast kör avstämningar gemensamt i teamet.

Fortsätt med sociala aktiviteter online, lägg exempelvis in digitala lunch-roulettes, team building aktiviteter, spel eller likande på schemat med jämna mellanrum, så det blir en naturlig del av arbetsveckan att umgås med sina kollegor, både på plats och online.

Läs mer: Ledare – Så behåller du företagskultur och motivation i ditt team

När man sitter på kontoret blir det naturligt lättare att se vilka som finns tillgängliga för att svara på en snabb fråga. Man ser också när ens kollega sitter upptagen i telefon eller kanske har fastnat i ett möte och man inte bör störa – men det är nästintill omöjligt att veta när man arbetar från olika platser, om man inte har någon rutin eller ett verktyg för detta. Ett tips för att få ett effektivt hybridkontor är att sätta upp verktyg och rutiner för att alla aktivt ska ändra sin status under arbetsdagen. Kanske finns det en statusfunktion i ert digitala arbetsverktyg redan idag där ni kan visa er tillgänglighet för de andra i teamet som ni kan nyttja? Kom ihåg att fortsätta använda den rutin ni satt upp för detta även när du befinner dig på kontoret. För på detta sätt kan ni hjälpa varandra att oavsett arbetsplats enklare förstå när ni finns tillgängliga och inte för att till exempel svara på en snabb fråga eller för ta en kaffe ihop digitalt.

Det är viktigt att ledare uppmuntrar och driver användningen av digitala samarbetsverktyg samt sätter upp bra arbetssätt för att samarbetet ska fungera bra på hybridkontoret. Om ni inte har någon som ansvarar för hybridkontorets välmående på företaget ännu och/eller inte har möjlighet till detta, kan det vara en idé att exempelvis rotera detta ansvar bland företagets ledare. Detta för att man alltid ska ha en ledare som aktivt arbetar för att se diskussioner och alla beslut som fattas genom distansarbetarens ögon.

Läs mer: Anställda säger hellre upp sig än att gå tillbaka till kontoret på heltid igen

Lyssna på ditt team och anpassa hybridkontoret över tid. Sätt upp ett forum där det är fritt att uttrycka sina åsikter och där man kan ge kritik på ett konstruktivt sätt. Överväg att tillhandahålla ett bestämt belopp där varje individ får möjlighet att göra sitt eget förmånspaket för att erbjuda flexibilitet till personer som arbetar mycket remote där de exempelvis ges möjlighet att arbeta från ett närliggande co-working space eller skaffa gymkort på ett gym som ligger i närheten av var de befinner sig.

Gazella gör kontinuerligt förutsättningslösa intervjuer med ekonomer och har kartlagt ett brett kontaktnät av ekonomer i Stockholmsområdet. Våra nytänkande och engagerade medarbetare har själva lång operationell erfarenhet eller bakgrund inom ekonomi eller personal och arbetar i mindre team, specialiserade på olika roller. Det gör att vi har god förståelse för alla tjänster, på alla olika nivåer inom ekonomifunktionen. Vi hittar briljanta och presterande ekonomer!

Tveka inte att kontakta oss, om du söker en ny ekonom till ditt team eller är redo för att ta nästa steg i karriären.

Källa: Teemycos Artikel. Teemyco är en virtuell kontorsplattform som sömlöst sammansvetsar team online. I artikeln delar de sina insikter och hjälpsamma råd för hur man bygger en inkluderande kultur på hybridkontor, som baserats på den enorma mängd forskning som Teemyco genomfört under de senaste åren om distansarbete.