Så skapar du en inkluderande kultur på hybridkontoret
Efter att distansarbete sedan mars 2020 blivit vardag för många, handlar det snart om en återgång till kontoret igen där hybridkontoret, en blandning mellan kontorsarbete och distansarbete, kommer vara det nya normala på många arbetsplatser. Som chef eller ledare på nya hybridkontoret bör du förbereda dig på att uppmuntra, bygga och driva framtidens arbetssätt. Vi har därför samlat 7 tips för hur du kan skapa en inkluderade och effektiv kultur på hybridkontoret!

7 tips för hur ni skapar en inkluderande och effektiv kultur på hybridkontoret:
1. Fortsätt dela all information digitalt
När pandemin slog till kämpade ledare med att hitta ett sätt att kunna kommunicera viktig information, där många skapade nya digitala rutiner för informationsdelning. Om ni ska gå över till ett hybrilt kontor framöver är ett tips att fortsätta dela information på detta sätt även om de flesta medarbetarna arbetar från kontoret igen. Detta är viktigt för att ingen ska känna sig exkluderad eller få information senare än de som arbetar från kontoret. Fortsatt även hålla alla gemensamma möten digitala, så att alla kan delta.
Se också till att ha som standard att dela anteckningar, dokument och annat som berör hela teamet online, så att alla i teamet inkluderas och för att säkerställa att alla får samma information.
2. Se till att alla finns tillgängliga online
Oavsett vilket eller vilka digitala verktyg ni använt eller kommer använda er av post covid för att enkelt interagera och kommunicera i teamet bör ni fortsätta med detta, även om de flesta återgått till kontoret igen. För att undvika en ”vi och ni” känsla mellan de som arbetar på kontoret och de som arbetar på distans är det viktigt att alla på företaget fortsätter finnas tillgängliga online under hela arbetsdagen, så att det inte spelar någon roll om du arbetar hemifrån eller från kontoret, utan det ska gå snabbt och smidigt att kommunicera med alla – oavsett plats.
Uppmuntra även ett fortsatt online-beteende under möten där vissa personer sitter på distans – låt alla deltagare prata in i enskild skärm, även ifall flera av deltagarna befinner sig på kontoret. Om några deltagare i mötet sitter i samma rum bör man vid dessa tillfällen tänka på att bara använda ljudet på en dator för att undvika eko.
3. Ha tydliga riktlinjer
En grundpelare för ett framgångsrikt hybridkontor är att det finns tydlighet och bra rutiner kring till vad och hur man använder företagets digitala verktyg och olika kanaler för att interagera i teamet. Skapa en policy eller handbok över hur ni arbetar på ert hybridkontor så att alla medarbetare är införstådda med vilka förväntningar som finns, så att teamet kommer in i bra rutiner för hur man samarbetar på ett bra sätt oavsett om man ibland arbetar tillsammans, ibland helt på distans eller uppdelat.
4. Var medveten om det emotionella och sociala behovet i ditt team
När du som ledare inte träffar dina anställda varje arbetsdag kan det kännas som ett steg längre bort för dem att vända sig till dig vid frågor eller funderingar. Därför är det viktigt att kontinuerligt ha individuella avstämningar med dina medarbetare för att diskutera hur det känns att arbeta på distans och hur de mår samt hur arbetat känns. Dessa frågor har en tendens att inte komma upp om man endast kör avstämningar gemensamt i teamet.
Fortsätt med sociala aktiviteter online, lägg exempelvis in digitala lunch-roulettes, team building aktiviteter, spel eller likande på schemat med jämna mellanrum, så det blir en naturlig del av arbetsveckan att umgås med sina kollegor, både på plats och online.
Läs mer: Ledare? Så behåller du företagskultur och motivation i ditt hybridteam
5. Visa tydligt när ni finns tillgängliga och inte
När man sitter på kontoret blir det naturligt lättare att se vilka som finns tillgängliga för att svara på en snabb fråga. Man ser också när ens kollega sitter upptagen i telefon eller kanske har fastnat i ett möte och man inte bör störa – men det är nästintill omöjligt att veta när man arbetar från olika platser, om man inte har någon rutin eller ett verktyg för detta. Ett tips för att få ett effektivt hybridkontor är att sätta upp verktyg och rutiner för att alla aktivt ska ändra sin status under arbetsdagen. Kanske finns det en statusfunktion i ert digitala arbetsverktyg redan idag där ni kan visa er tillgänglighet för de andra i teamet som ni kan nyttja? Kom ihåg att fortsätta använda den rutin ni satt upp för detta även när du befinner dig på kontoret. För på detta sätt kan ni hjälpa varandra att oavsett arbetsplats enklare förstå när ni finns tillgängliga och inte för att till exempel svara på en snabb fråga eller för ta en kaffe ihop digitalt.
6. Ha ett distansmedvetet ledarskap
Det är viktigt att ledare uppmuntrar och driver användningen av digitala samarbetsverktyg samt sätter upp bra arbetssätt för att samarbetet ska fungera bra på hybridkontoret. Om ni inte har någon som ansvarar för hybridkontorets välmående på företaget ännu och/eller inte har möjlighet till detta, kan det vara en idé att exempelvis rotera detta ansvar bland företagets ledare. Detta för att man alltid ska ha en ledare som aktivt arbetar för att se diskussioner och alla beslut som fattas genom distansarbetarens ögon.
Läs mer: Anställda säger hellre upp sig än att gå tillbaka till kontoret på heltid igen
7. Utvärdera och anpassa hybridkontoret kontinuerligt
Lyssna på ditt team och anpassa hybridkontoret över tid. Sätt upp ett forum där det är fritt att uttrycka sina åsikter och där man kan ge kritik på ett konstruktivt sätt. Överväg att tillhandahålla ett bestämt belopp där varje individ får möjlighet att göra sitt eget förmånspaket för att erbjuda flexibilitet till personer som arbetar mycket remote där de exempelvis ges möjlighet att arbeta från ett närliggande co-working space eller skaffa gymkort på ett gym som ligger i närheten av var de befinner sig.
Behöver du anlita ekonomikonsult eller rekrytera en ekonom?
Gazella gör kontinuerligt förutsättningslösa intervjuer med ekonomer och har kartlagt ett brett kontaktnät av ekonomer i Stockholmsområdet. Våra nytänkande och engagerade medarbetare har själva lång operationell erfarenhet eller bakgrund inom ekonomi eller personal och arbetar i mindre team, specialiserade på olika roller. Det gör att vi har god förståelse för alla tjänster, på alla olika nivåer inom ekonomifunktionen. Vi hittar briljanta och presterande ekonomer!
Tveka inte att kontakta oss, om du söker en ny ekonom till ditt team eller är redo för att ta nästa steg i karriären.
Källa: Teemycos Artikel. Teemyco är en virtuell kontorsplattform som sömlöst sammansvetsar team online. I artikeln delar de sina insikter och hjälpsamma råd för hur man bygger en inkluderande kultur på hybridkontor, som baserats på den enorma mängd forskning som Teemyco genomfört under de senaste åren om distansarbete.
Mer från bloggen
Soraya H. Contreras rekryteras som Chief Marketing Officer till Gazella
RecruitTech Sweden AB, där bland annat Gazella ingår, värvar Soraya H. Contreras som ny Chief Marketing Officer. Med det förstärker interim och rekryteringsbolaget ledningsgruppen och...

Gazella stärker Interim Management teamet genom rekrytering av Annika Wacker
Gazella rekryterar in Annika Wacker som senior rekryteringskonsult till Interim Management-teamet för fortsatt satsning på området. Annika har tidigare jobbat 10 år på Procter &...

Erik Wennhall blir ny koncernchef och VD för rekryteringskoncernen RecruitTech Sweden och dotterbolaget Gazella
Den 17 oktober tillträder Erik Wennhall rollen som ny koncernchef för den snabbväxande rekryteringskoncernen RecruitTech Sweden AB och som ny VD på dotterbolagen Gazella AB...

Så leder du vägen till framgångsrikt förändringsarbete
Hur driver du förändringsarbete framgångsrikt, skapar ett nytt och nyfiket beteende i ditt ekonomiteam och hur kan ett ändrat arbetssätt i vardagen förändra ett helt...

En flexibel föräldraledighet kan stötta kvinnor i karriären
Gazella vill erbjuda en flexibel miljö där vi hjälper våra medarbetare att lyckas både i sitt professionella och privata liv, för när individen mår bra,...

Sommarbemanning: Tips till dig som rekryterar inför sommaren
En bra planering av sommarbemanningen på ekonomiavdelningen är en förutsättning för att verksamheten ska flyta på under sommaren. Det kan dock vara en utmaning att...
