Tre tips vid digital onboarding av ny kollega

Publicerades 2020-17-juni av Linn Albinsson

Rekryteringsprocessen ser olika ut på olika bolag, vissa rekryterar på egen hand medan vissa tar hjälp av en extern part. Det som är gemensamt för alla är att det i slutändan av rekryteringsprocessen kommer en ny kollega till jobbet. För att ge den nya kollegan rätt förutsättningar och rätt introduktion krävs det både tid och resurser. Hur ska man lyckas göra en bra introduktion av nya arbetsplatsen, när de flesta eller kanske alla kollegor sitter på distans?

Att genomföra en bra onboardingprocess är viktigt då det ofta är avgörande för den nyanställdes trivsel, vilja att bidra och engagemang. Vid anställning är det viktigt att ge den nyanställde en bra introduktion kring arbetsuppgifter, rutiner och kollegor. Många företag står just nu inför utmaningen att ställa om sin vanliga introduktion på kontoret till en digital onboarding som man kanske aldrig tidigare gjort. Om det är nytt för företaget, ställ in er på att det kommer krävas mer planering och tydlighet för att kunna ge en bra och välkommande introduktion till den nya kollegan. Vi har listat tre värdefulla tips för vad man bör tänka på vid en digital onboarding.

Kontakt direkt efter avtalssignering
Det är vanligt att man har lite eller ingen dialog alls mellan arbetsgivare och arbetstagare mellan avtalssignering och första arbetsdag. Vare sig onboarding sker digitalt eller fysiskt, är det värdefullt att föra en dialog med de nyanställde redan veckan innan start. Stäm av läget, informera om eventuella nyheter och om möjligt, skicka över material att läsa på om företaget, processer med mera. Kanske kan ni introducera kollegan för sitt nya team redan innan första arbetspasset, då kommer kollegan troligtvis känna sig mer bekväm med att ta kontakt med sina kollegor redan från första arbetsdagen.

Boka in introduktioner, avstämningar och andra aktiviteter
Se till att förbereda och planera åtminstone de första två till tre veckorna för den nya kollegan. Boka in möten, introduktionspass och för att kollegan ska kunna hålla fokus och komma in i arbetet behövs dagliga avstämningar, gärna flera per dag om möjligt. Ett tydligt schema underlättar, både för mentor och den nyanställda. Håll virtuella lunch eller fikapauser för att se till att alla kollegor i teamet får en chans att ”träffa” och lära känna kollegan.
Tydlighet och kommunikation
Saker som kommer naturligt vid små pratstunder på kontoret, vid lunchen eller kaffemaskinen, faller sig inte lika naturligt i digital kommunicering. Se till att vara tydlig med förväntningar, regler, rutiner kultur med mera, det blir extra viktigt vid digital introducering av den nyanställda. Se till att ha rätt verktyg på plats för att göra det så enkelt som möjligt för er nya kollega.