Hur du presenterar den ekonomiska rapporten – som ett proffs!

Publicerades 2019-13-augusti av Linn Albinsson

Dags att presentera bolagssiffror igen för kollegor som inte tycker det är lika intressant som du? Textstorlek, placering och färgval styr både hur ögonen rör sig över skärmen och hur lätt datan är att ta till sig. Som ekonom gäller det därför att tänka efter vilken information som är viktigast och utifrån det anpassa utformningen av presentationen.

Mercur Solutions, ville veta hur utformningen av ekonomiska rapporter påverkar uppmärksamheten. Med hjälp av eye tracking-teknik lät man 50 personer, varav hälften ekonomer, ta del av ekonomisk information presenterad på olika sätt. Man såg att textstorlek, placering och färgval styrde både hur ögonen rörde sig över skärmen och hur lätt datan var att ta till sig. Om man använder dessa komponenter på ett smart sätt, kan man bryta det annars vanliga läsmönstret (från vänster till höger på skärmen.) Som ekonom gäller det därför att tänka efter vilken information som är viktigast, utgå från det, för att sedan anpassa utformningen av presentationen.

Använd rubriker, stora siffror och diagram

En tydlig slutsats är att diagram är mycket lättare att ta till sig än tabeller. I snitt tog det fyra gånger så lång tid att hitta efterfrågad information samt dubbelt så lång tid att hitta ett maxvärde i en tabell jämfört med ett diagram. För att dra till dig ögats uppmärksamhet bör du använda stora siffror, rubriker och försöka göra det så enkelt för läsaren som möjligt. Anpassa din presentation av ekonomisk data för olika målgrupper. Ta fram en rapport för ledningsgruppen och en annan för säljavdelningen osv.

Att tänka på under förberedelsen av din presentation

Andreas Olsson håller utbildningar i presentationsteknik för ekonomer samt icke-ekonomer. Han berättar nedan om vad han tycker att man ska tänka på när man presenterar bolagets siffror.

Många ekonomer använder termer och specialbegrepp, försök istället hitta kopplingen till mottagarens verklighet, något som de kan relatera till. Det är naturligt att vilja visa alla siffror man tagit fram. Men rensa och tänk på att allt ska vara relevant för just den här målgruppen. Ge konkreta exempel på historiska resultat och hur olika alternativ påverkar framtiden. Undvik att visa en resultaträkning rakt upp och ner. Då fokuserar hjärnan bara en kort stund och kopplar sedan bort. Lär dig i stället powerpoints smarta möjligheter till animationer av siffror och diagram och lyft fram det relevanta med kontraster och storlek. På detta sätt bestämmer du var mottagarnas ögon ska landa och vad fokus ska ligga på, det underlättar för alla.

Källa: Civilekonomens artikel och reportage.