Sommaren är runt hörnet och det är dags att lämna över arbete inför semestern. För att säkerställa att verksamheten rullar på under semesterperioden så är det viktigt att du planerar och strukturerar överlämningen till sommarens medarbetare, så att du kan stänga av helt och njuta av semestern. Vi har därför gjort en checklista, där vi i fem steg listar saker du bör gå igenom vid överlämning, samt ger tips för hur du kan förbereda dina medarbetare inför sommarens bluffakturor, som blir ett allt vanligare problem.

Vi jobbar just nu för fullt med att hjälpa våra kunder säkra upp ekonomiavdelningen inför sommaren med rätt kompetens, då vi snabbt kan presentera tillgängliga ekonomikonsulter, så de slipper stressa och lägga värdefull tid och energi på att hitta personal. Utöver att en del känner stress inför att hitta personal inför sommaren så sker det ibland missar vid överlämningen, vilket ofta skapar frustration under just ledigheten. Vi vill därför hjälpa er att planera överlämningen och har nedan listat våra tips om vad ni bör gå igenom i fem steg, för att strukturera överlämningen, så att du kan få tid till att återhämta dig under semestern.

Steg 1 – Förbered i god tid

Börja med att boka in några timmar i din kalender för att hinna gå igenom rutiner och förväntningar ordentligt. Förbered också så att all teknik för nya medarbetaren finns på plats första dagen, så som dator, mobil osv. Skapa, utifrån vår guide nedan, en checklista eller på annat sätt dela en gemensam lista på alla delar ni ska gå igenom som ni kan kryssa av gemensamt, så att inget missas innan du försvinner på semester.

Steg 2 – Gå igenom arbetsuppgifter och förväntningar

Inledningsvis så vill man gå igenom ordentligt vilka arbetsuppgifter som ska lämnas över. Är detta en tjänst med många olika uppgifter rekommenderar vi att man även inkluderar en prioriteringslista så personen väljer att lägga tid på rätt uppgifter ifall det blir back log eller något som strular under arbetsdagarna. Ett tips är att också göra ett ”ramverk” eller gå igenom vem man kontaktar vid frågor eller när något händer – vem ska man kontakta internt och externt för olika ärenden och med vilka frågor är det okej att störa dem som är på semester osv.

Gå igenom:

– Arbetsuppgifter:
Berätta vem personen ska rapportera till i rollen och lista vilka arbetsuppgifter som ska ingå samt sätt tydliga och rimliga mål för vad personen förväntas uppnå under perioden.

– Prioriteringslista:
Är det en tjänst med flera olika uppgifter rekommenderar vi att man inkluderar en prioriteringslista så personen väljer att lägga tid på rätt uppgifter.

– Arbetstider och arbetsplats:
Är arbetstiderna flexibla till viss del eller förväntas personen vara på plats under vissa tider? Är tjänsten placerad på kontor eller finns möjlighet att arbeta helt eller delvis på distans?

– Interna och externa kontaktytor:
Gå igenom vilka interna och externa kontakter som personen ska vända sig till gällande olika ärenden som ingår i rollen under den period personen ska arbeta. Skriv gärna en lista med kontaktuppgifter till dessa, som personen kan spara och lätt komma åt. Det kommer underlätta arbetet och spara tid för nya medarbetaren, som inte kan veta direkt vart man ska vända sig på samma sätt som ordinarie personal vet.

Steg 3 – Få all teknik på plats

När ni gått igenom arbetsuppgifter och förväntningar är det dags att se till att nya medarbetaren får alla behörigheter på plats, att man får den teknik som behövs i rullning, får en introduktion och inlogg i alla system samt interna kanaler. Påbörja gärna introduktionen ett tag innan du lämnar, så nya personen får tid att gå parallellt med dig. Ett tips är att passa på att under denna period låta nya medarbetaren faktiskt fysiskt blippa in på kontoret, logga in i alla system, skicka något från systemen osv. för att upptäcka eventuella behörighetsmissar eller teknikstrul redan då och på det sättet undvika frågor kring detta när du väl checkat ut för semester.

Delar som bör introduceras:

– Bank
– Redovisningssystem
– Attesteringssystem
– Tidsrapportering
– Interna kanaler
– Blippar och larmkoder
– Annat?

Steg 4 – Presentation av teamet

När man ska introducera en ny medarbetare, alternativt någon från en annan avdelning, så är det viktigt att personen känner sig välkommen, trygg och bekväm i sitt nya team och trivs med dem personen kommer arbeta närmast under perioden. Försök därför ta ett möte fysiskt (om möjligt) under ett trevligt sammanhang där personalen får tid att presentera sig själva och lära känna varandra. Om det inte går fysiskt kanske det går att lösa genom en digital fika eller likande. Alla tillfällen för att lära känna varandra minskar tröskeln för att våga ta hjälp av varandra vid frågor som kan uppstå.

Bra att tänka på:

Vissa delar kan vara bra att du går igenom med alla i ekonomiteamet som ska jobba över sommaren. Bluffakturor är tillexempel ett allt vanligare problem. Något många glömmer vid överlämning är att påminna om att bedrägerier över sommaren blir allt vanligare i samhället. Ett tips från oss är att boka in ett informationsmöte om detta där ni bjuder in både ordinarie och extrapersonal.

Vi listar nedan 5 tips för att undvika riskerna kring bluffakturor:

– Sätt tydliga rutiner för attestering och var noga med att förankra dem internt för dem som arbetar i sommar. Boka in ett möte och informera kring risker och rutiner.

– Lista godkända leverantörer och se till att den hålls uppdaterad för att personalen snabbt ska kunna upptäcka företag som inte finns med.

– Informera kollegor om att undvika att acceptera någon form av inspelning under samtal och att inte ingå några nya avtal förens ordinarie personal är på plats igen.

– Förbered ett standardbrev där okända fakturor bestrids, som personalen sedan enkelt kan nyttja för att undvika att bluffakturorna skickas vidare till inkasso eller kronofogden.

Steg 5 – När det är dags att komma tillbaka till jobbet igen

När du är tillbaka från ledigheten och det dags att återgå till arbetet igen är det viktigt att samla in all information om det som genomförts under sommaren och utvärdera hur det gått. Det kan vara bra att redan nu skapa någon form av feedback-struktur som ni kan nyttja efter semestern för att följa upp, så kan ni förhoppningsvis bli ännu bättre till kommande sommar. Kom ihåg att berömma personen om du tycker den gjort ett bra jobb och visa uppskattning för det arbete personen lagt ner. Sprid energi och kärlek så kommer du få det tillbaka!

Har ni det stöd ni behöver?

– Välj ett interim eller rekryteringsbolag som förstår ert behov och kan lösa personal åt er på ett snabbt och smidigt sätt.

Gazella hjälper er gärna med rekrytering eller interimslöningar under sommaren så att du och din personal får tid för återhämtning medan verksamheten rullar på. Vårt proaktiva arbetsätt med kontinuerliga och förutsättningslösa intervjuer möjliggör att vi kan presentera tillgängliga ekonomikonsulter redan inom 48 timmar efter ni som kund kontaktat oss. Tveka inte att höra av er om ni har frågor kring personalbehov!

Kontakta Gazella