För- och nackdelar med outsourcing till extern part

Publicerades 2019-14-mars av Linn Albinsson

Outsourcing, som ofta innebär att företag låter en extern leverantör driva en eller flera av företagets processer istället för att sköta det internt, har förkommit sedan flera decennier och fortsatt att växa under de senaste åren. Detta mycket på grund av att de tekniska förutsättningarna utvecklats. Många företagare förespråkar outsourcing, då det kan innebära lägre kostnader och mer tid till att ägna sig åt kärnverksamheten. Vi vill påstå att det finns lika många fördelar med att sköta processerna internt som externt och att varje företag behöver fråga sig vad som bäst passar deras verksamhet.

Sverker Nyman har jobbat som ekonomichef i mer än 15 år och jobbar idag som COO på Gazella, som arbetar med rekrytering och interimslösningar inom ekonomi. Han har genom sin karriär sett både för- och nackdelar med att organisera sin ekonomifunktion på olika sätt.

– Jag har sett ett mönster på marknaden, där outsourcing av lönehanteringen växt under lång tid. Det finns flera fördelar med det. Lägre kostnader är ofta förenliga med outsourcing eftersom man utnyttjar stordriftsfördelarna hos de bolag man outsourcar till och personberoendet minskar också vid outsourcing. Mindre bolag kanske endast har en, eller några få som ansvarar för ekonomifunktionen och företaget utsätter sig därav inte för risker med avseende på personalfluktuation eller underbemanning, säger Sverker.

Brist på tid eller avsaknad av kompetens är andra vanliga orsaker till att företag outsourcar. Andra vanliga orsaker är att man vill undvika kostsamma rekryteringsprocesser och få ökad kontroll.

– Outsourcing kan innebära smidigare processflöden och en ökad kontroll och är bra att nyttja om man saknar kompetensen som krävs på bolaget och behöver höja kvalitén, säger Sverker Nyman.

Men det finns oftast två sidor av samma mynt. Även om det finns många fördelar med att outsourca, kan det också innebärra vissa nackdelar. Outsourcing kan innebära att det blir svårt att ha kontroll över verksamhetens helhet och att man inte har samma tillgång till underlag för att kunna fatta snabba beslut.

– Om man lägger delar eller hela ekonomifunktionen externt, kan man ibland inte följa resultatet i realtid eller göra snabba analyser ad-hoc. Man försätter sig i en situation där man måste vänta på exempelvis resultatrapporter. Vem kontrollerar att man betalar korrekt nerlagd tid gentemot den outsourcade partnern? Information måste också gå omvägar för att komma fram, vilket ger risk för missuppfattningar eller att all information inte når fram på samma sätt.

Vid outsourcing löper man också risk för att affärshemligheter och kontaktnät hamnar hos annan part och alla risker det medför. Det kan också innebära att man sätter sig i en beroendeställning gentemot sin outsourcingpartner, där kostnaden att bygga upp en egen ekonomifunktion igen blir för stor, fortsätter Sverker.

Idag diskuteras det mycket om hur viktigt det är att skapa en bra teamkänsla på jobbet och om outsourcing kan komma att påverka bolagens företagskulturer framöver. Vi frågade Sverker hur han såg på detta.

– Man missar i de flesta fall den personliga kontakten med personalen på det externa bolaget. Jag tror det blir svårare att hålla personalen motiverad till att se utvecklingsmöjligheter för deras tjänster och viljan att göra det lilla extra för bolaget minskar troligtvis, om de som ansvarar för exempelvis redovisning, inte är anställda av bolaget. Förståelsen för den verksamhet man bedriver minimeras till de fåtal personer på bolaget som är kvar.

Så vad är bäst, outsourcing eller sköta allt internt?

– Det beror på vilken fas man är i och vilken storlek företaget har, samt vilka förutsättningar som finns för att ansvara för ekonomifunktionen. Man behöver förstå helheten och analysera för och nackdelar samt utvärdera om det kommer vara effektivt/lönsamt eller inte, säger Sverker.

Vill du ha hjälp med att diskutera vad som bäst gynnar ditt företag, behöver hjälp med att implementera förändringen eller har några övriga frågor – så är Sverker intresserad av att föra en dialog med dig om det!

Kontakta gärna Sverker, eller någon annan av våra medarbetare, via länken nedan. Vi hjälper till vid frågor och rådger er gärna om ni går i tankar om att outsoursa eller ta hem en ekonomifunktion och kanske behöver hjälp genom att anlita en konsult en period, som är expert inom området och som genomfört liknande projekt tidigare.

KONTAKTA GAZELLA