Integritetspolicy för Gazella AB

Som ett led i vår verksamhet kan vi, Gazella AB (organisationsnummer 556973-3982), och Gazella Supply Chain AB (organisationsnummer 559211-6304) (gemensamt ”Gazella”, ”Gazella-bolagen” eller ”vi”), komma att behandla personuppgifter som rör dig.

Gazella behandlar personuppgifter om dig när du kommer i kontakt med oss:

i relation till våra tjänster, t.ex. som kund eller kandidat;
som annan affärskontakt, t.ex. som potentiell kund/kandidat, samarbetspartner, leverantör eller annan affärskontakt; eller
som besökare på vår webbplats eller någon annan av våra plattformar.

Gazella ansvarar för den personuppgiftsbehandling som beskrivs i Integritetspolicyn i egenskap av personuppgiftsansvarig. Om du vill veta mer om Gazellas behandling av dina personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss, t.ex. på adressen ovan eller via vår e-postadress privacy@gazella.se.

Gazella är måna om att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter och vi ber dig därför läsa igenom Integritetspolicyn, som vi kan komma att uppdatera från tid till annan. Om vi ändrar Integritetspolicyn gäller den nya versionen från publicering på vår webbplats. Du kan se när vi senast gjorde uppdateringar högst upp i Integritetpolicyn.

I denna Integritetspolicy förklarar vi

Vem som ansvarar för dina personuppgifter
Hur vi samlar in dina personuppgifter
Vilka personuppgifter vi behandlar
För vilka ändamål, med vilken rättslig grund och under vilken tid vi behandlar dina personuppgifter
Med vem vi delar dina personuppgifter
Vilka valmöjligheter och rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter

1. Begrepp som vi använder

Följande begrepp används av oss nedan:

Kund
Företag eller organisation som anlitar oss för rekrytering eller konsultlösningar.

Kandidat
Person som söker en tjänst genom oss eller som vi matchar med en ledig roll.

Konsult
Person anställd av Gazella och är uthyrd till en kund för att arbeta på uppdrag hos kunden. Kunden är arbetsledare och Gazelle är arbetsgivare.

Underkonsult
En självständig uppdragstagare som tillhandahåller tjänster via sitt eget företag, utan att vara anställd av Gazella. Uppdraget regleras genom ett konsultavtal mellan uppdragsgivaren och konsultens bolag.

Personuppgifter
Information som direkt eller indirekt kan identifiera en individ, såsom namn, kontaktuppgifter, personnummer och CV.

Automatiskt beslutsfattande
Beslut som fattas av system utan mänsklig inblandning, exempelvis vid CV-screening.

Rekrytering
Processen att identifiera, attrahera och anställa kandidater för en viss tjänst där kunden är arbetsgivare.

Interim
Processen att identifiera, attrahera och anställa konsulter för en viss tjänst där kunden är arbetsledare, eller, identifiera, attrahera och förmedla ett underkonsultuppdrag mellan underkonsult och kundbolaget där kunden är arbetsledare.

Digital intervju
En intervju som genomförs på distans med hjälp av digital teknik, exempelvis via videoplattformar såsom Microsoft Teams, Zoom eller liknande. Samtliga parter deltar från olika fysiska platser.

Fysisk intervju
En intervju som genomförs genom ett personligt möte där samtliga parter är närvarande på samma fysiska plats. Denna intervjuform kan äga rum i Gazellas lokaler, hos kund eller annan överenskommen plats.

Telefonsamtal
Direkt muntlig kommunikation mellan två eller flera parter via telefon, exempelvis i samband med intervjuer, kundbearbetning eller uppföljningar.

2. Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Respektive Gazella-bolag är personuppgiftsansvarig för den behandling som de utför inom ramen för deras område, vilka framgår av punkterna nedan. För närmare information om hur och när respektive Gazella-bolag behandlar personuppgifter om dig, se avsnitt 3 nedan.

Gazella AB: Tillhandahåller tjänster mot bolag och kandidater avseende rekrytering och interimlösningar inom ekonomi och management, vilket bland annat omfattar att hitta och rekrytera kandidater samt ingå egna affärsförbindelser och bedriva sin egen operativa verksamhet.
Gazella Supply Chain AB: Tillhandahåller tjänster mot bolag och kandidater avseende rekrytering och interimlösningar inom supply chain, vilket bland annat omfattar att hitta och rekrytera kandidater samt ingå egna affärsförbindelser och bedriva sin egen operativa verksamhet.

Utöver ovan situationer är Gazella AB och Gazella Supply Chain AB i vissa situationer gemensamt personuppgiftsansvariga. Detta gäller de situationer där en kund eller kandidat kan vara relevant för båda bolagen, såsom när:

En kandidat har kompetens inom båda områdena, eller
Om en kund har personal inom båda områdena

Det innebär att båda bolagen gemensamt bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifterna, i enlighet med artikel 26 i Dataskyddsförordningen (GDPR). Bolagen har ingått ett avtal som tydliggör deras respektive ansvar för att säkerställa dina rättigheter.

För samtliga frågor om integritetsskydd, oberoende av vilket Gazella-bolag som är ansvarig för just din behandling, kan du kontakta oss på:

E-post: privacy@gazella.se
Postadress: Västra Järnvägsgatan 23, 111 64 Stockholm
Telefon: 08-662 03 31

I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av gällande dataskyddslagstiftning. Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter felaktigt uppmuntrar vi dig att i första hand kontakta oss så vi får möjlighet att se över dina synpunkter. Du kan dock alltid lämna in ditt klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Gazella behandlar bara dina personuppgifter om behandlingen är tillåten enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta innebär bl.a. att vi måste ha stöd för ändamålen med behandlingen i form av så kallad rättslig grund, vilket för vår del huvudsakligen innebär någon av följande grunder:

Fullgörande av avtal – behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla dig våra tjänster eller annars fullgöra avtal oss emellan (gäller dig som bedriver företag genom enskild firma eller aktiebolag), eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås.

Om du agerar för annans räkning, t.ex. i egenskap av representant för ett företag (vilket vanligtvis är fallet), sker vår behandling med stöd av intresseavvägning och våra berättigade intressen av att kunna ingå respektive fullgöra avtalet med den du representerar.

Fullgörande av rättsliga förpliktelser – behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av, eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.

Intresseavvägning – behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra eller tredje parts berättigade intressen, dock förutsatt att inte dina intressen eller grundläggande rättigheter eller friheter väger tyngre (i så fall får behandlingen inte ske).

Samtycke – behandlingen sker med stöd av ditt på förhand lämnade samtycke, där vi bl.a. har ett ansvar för att tydligt informera dig om vilken behandling du samtycker till samt möjligheten att på ett enkelt sätt återkalla ditt samtycke till vår fortsatta behandling.

Behandling av personuppgifter

Notera att samma person kan förekomma i olika roller i Gazellas verksamhet. Exempelvis kan en kundkontakt även komma att behandlas som kandidat eller konsult och vice versa. I dessa fall behandlas uppgifterna i enlighet med det syfte som är aktuellt vid varje tillfälle och med stöd av tillämplig laglig grund.

Behandling av personuppgifter via cookies och liknande tekniker

När du besöker vår webbplats gazella.se behandlar vi personuppgifter även genom cookies och liknande tekniker. Syftet med denna behandling är att förbättra användarupplevelsen, analysera hur webbplatsen används, samt att kunna tillhandahålla relevant marknadsföring.

Behandling som sker genom cookies kan omfatta uppgifter om ditt beteende på webbplatsen, teknisk information om enheten du använder (t.ex. IP-adress, webbläsartyp, skärmupplösning) samt – i vissa fall – information som kopplas till dig som identifierbar person, exempelvis om du fyller i ett formulär eller klickar i ett nyhetsbrev.

Den rättsliga grunden för denna behandling är antingen:

Samtycke, vilket inhämtas via vår cookie-banner, eller

Berättigat intresse, när behandlingen är nödvändig för att webbplatsen ska fungera eller när vi har ett vägt intresse av att förstå användarbeteende i syfte att förbättra våra tjänster.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke eller ändra dina inställningar via länken ”Cookieinställningar” längst ned på vår webbplats. För mer information om hur vi använder cookies, vilka typer som förekommer, och hur du hanterar dem, hänvisar vi till vår Cookiepolicy.

Kandidat

Ändamål	Behandlingar som utförs	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund	Lagringstid	Delning av personuppgifter
Urval och rekrytering av kandidater baserat på inlämnade ansökningshandlingar	Insamling och bedömning av ansökningshandlingar såsom CV, personligt brev samt eventuella certifikat, och länkar till professionella profiler (ex. LinkedIn)	Förnamn, efternamn, e-post, telefonnummer, adress, ansökningshandlingar, LinkedIn-länk	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att kunna bedöma meriter, erfarenhet och lämplighet hos kandidater inför en eventuell anställning. Denna behandling är nödvändig för att vi ska kunna genomföra en effektiv och rättvis rekryteringsprocess. Vi har gjort en intresseavvägning där vi bedömer att vårt intresse av att genomföra rekrytering väger tyngre än den registrerades intresse av att inte få sina uppgifter behandlade, särskilt då uppgifterna frivilligt lämnas in i samband med en jobbansökan.	Upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund (vid konsulttillsättning) samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Urval och rekrytering av kandidater baserat på intervjuer (digitala och fysiska)	Genomförande av intervjuer samt dokumentation av dessa i form av skriftliga sammanfattningar*	Uppgifter om yrkesbakgrund, kompetens, tidigare anställningar, prestationer och personliga egenskaper	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att kunna bedöma kandidaters lämplighet, potential och personliga egenskaper genom intervjuer – en central del av en professionell och träffsäker rekryteringsprocess. För att fatta välgrundade beslut dokumenterar vi intervjuer i sammanfattad form. Vi har gjort en intresseavvägning där vårt behov att rekrytera rätt person till rätt tjänst väger tyngre än kandidatens intresse av att inte få dessa uppgifter behandlade, särskilt eftersom kandidaten frivilligt valt att delta i processen.	Upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund (vid konsulttillsättning) samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Urval och rekrytering av kandidater baserat på telefonsamtal	Genomförande av telefonsamtal som en del av urvalsprocessen samt dokumentation i form av skriftliga sammanfattningar*	Uppgifter om yrkesbakgrund, kompetens, tidigare anställningar, prestationer och personliga egenskaper	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att på ett tidigt och effektivt sätt kunna skapa oss en uppfattning om kandidatens relevans och lämplighet för en viss roll. Telefonsamtal utgör ofta ett första urvalssteg och ger oss möjlighet att snabbt bedöma nyckelkompetenser, erfarenheter och kommunikationsförmåga. Vi dokumenterar samtalet i en sammanfattning för att kunna återkoppla internt och fatta informerade beslut. Vi har genomfört en intresseavvägning och bedömer att vårt behov av att effektivt och strukturerat genomföra en rekryteringsprocess väger tyngre än den registrerades intresse av att inte få uppgifterna behandlade, särskilt då uppgifterna tillhandahålls frivilligt av kandidaten själv.	Upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund (vid konsultuppdrag eller rekrytering) samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med ingångna personuppgiftsbiträdesavtal.
Urval och rekrytering av kandidater baserat på referenstagning	Genomförande av referenstagning samt dokumentation i form av skriftlig sammanfattning av referentens bedömning	Uppgifter om referentens bedömning av kandidatens lämplighet, prestationer och personliga egenskaper i relation till den aktuella tjänsten	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att säkerställa att vi fattar välinformerade beslut vid anställningar. Genom att ta referenser kan vi komplettera bilden av kandidatens tidigare prestationer och lämplighet för tjänsten. Referenstagning är ett viktigt moment i många rekryteringsprocesser, särskilt för mer kvalificerade eller ansvarstyngda roller. Vi har gjort en intresseavvägning och bedömer att vårt behov av att kvalitetssäkra rekryteringsbeslut väger tyngre än kandidatens intresse av att inte få sina uppgifter behandlade i detta sammanhang. Informationen som samlas in är begränsad till vad som är relevant och nödvändigt, och processen sker med respekt för den registrerades integritet.	Upp till 6 månader efter att referenstagningen genomförts	Uppgifter kan delas med kund (vid rekrytering eller tillsättning av konsultuppdrag) samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med ingångna personuppgiftsbiträdesavtal.
Urval och rekrytering av kandidater baserat på personlighets- och logiktester	Genomförande av personlighetstester och logiktester som en del av rekryteringsprocessen	Förnamn, efternamn, e-postadress, testresultat från personlighets- och logiktest	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att kunna bedöma kandidatens personliga egenskaper och logiska slutledningsförmåga för att säkerställa att personen är lämplig för den aktuella rollen. Testresultaten utgör ett komplement till annan information i rekryteringsprocessen och hjälper oss att skapa en objektiv och rättvis helhetsbedömning. Vi har genomfört en intresseavvägning och bedömer att vårt intresse av att fatta välgrundade och långsiktigt hållbara rekryteringsbeslut väger tyngre än kandidatens intresse av att inte få dessa specifika uppgifter behandlade, särskilt eftersom deltagandet i testerna är frivilligt och sker med information om ändamålet.	Personuppgifterna lagras av extern leverantör enligt deras policy. Gazella behandlar inte testresultaten i egna system, men har tillgång till dem via leverantörens plattform under lagringstiden. Leverantören är personuppgiftsbiträde till Gazella och hanterar uppgifterna i enlighet med gällande personuppgiftsbiträdesavtal.	Uppgifter kan delas med kund (vid konsulttillsättning eller rekrytering) samt leverantörer av IT-, test- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med ingångna personuppgiftsbiträdesavtal.
Urval och rekrytering av kandidater baserat på bakgrundskontroller	Genomförande av bakgrundskontroll inför vissa tjänster, i samarbete med extern leverantör	Förnamn, efternamn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, rolltitel	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att säkerställa att vi kan göra en trygg, ansvarsfull och riskmedveten bedömning inför en potentiell anställning, särskilt för roller med känsligt eller affärskritiskt ansvar. Bakgrundskontroller används endast när det är relevant och proportionerligt i förhållande till tjänstens krav. Vi har genomfört en intresseavvägning och bedömer att vårt behov av att försäkra oss om en kandidats tillförlitlighet och integritet väger tyngre än den registrerades intresse av att inte bli föremål för sådan kontroll, särskilt eftersom den endast utförs när det är motiverat och sker med tydlig information.	Personuppgifterna lagras av extern leverantör enligt deras policy. Gazella behandlar inte testresultaten i egna system, men har tillgång till dem via leverantörens plattform under lagringstiden. Leverantören är personuppgiftsbiträde till Gazella och hanterar uppgifterna i enlighet med gällande personuppgiftsbiträdesavtal.	Uppgifter kan delas med kund (vid rekrytering eller konsulttillsättning) samt leverantörer av IT-, bakgrundskontroll- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med ingångna personuppgiftsbiträdesavtal.
Urval och rekrytering av kandidater baserat på inhämtning av offentligt tillgängliga personuppgifter	Insamling och registrering av uppgifter som är offentligt tillgängliga via exempelvis LinkedIn, företagswebbplatser eller andra öppna källor**	Förnamn, efternamn, e-postadress, telefonnummer, yrkesbakgrund, kompetens, tidigare anställningar	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att identifiera och komma i kontakt med potentiella kandidater som på förhand har visat sin yrkesprofil i offentliga kanaler. Genom att inhämta uppgifter som redan är offentligt publicerade kan vi proaktivt bedöma om en person är relevant för en viss roll och eventuellt kontakta denne. Vi har gjort en intresseavvägning där vi bedömer att vårt intresse av att effektivt kunna rekrytera rätt kompetens väger tyngre än individens intresse av att inte få sina uppgifter behandlade, eftersom informationen redan är offentligt tillgänglig och används enbart i rekryteringssyfte.	Upp till 6 månader om ingen kontakt har etablerats. Om kontakt sker, lagras uppgifterna upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund (vid rekryterings- eller konsultuppdrag) samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker endast i enlighet med ingångna personuppgiftsbiträdesavtal.

Kandidat

*Intervjuer, både fysiska och digitala, samt telefonsamtal, kan komma att spelas in. Inspelat material behandlas med hjälp av ett AI-baserat verktyg för att skapa sammanfattningar och stödja en rättvis och kvalitativ urvalsprocess. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. För detaljerad information om hur inspelningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

**Vi kan komma att behandla personuppgifter som är offentligt tillgängliga, såsom information från professionella nätverkstjänster (t.ex. LinkedIn), hemsidor eller andra öppna källor, i syfte att identifiera och kontakta potentiella kandidater. För mer detaljerad information om hur inhämtningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

Konsult

Ändamål	Behandlingar som utförs	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund	Lagringstid	Delning av personuppgifter
Löneutbetalning	Insamling och behandling av ekonomisk information kopplad till lön, såsom bankuppgifter, skattetabell, uppdragsuppgifter	Ekonomisk information såsom löneuppgifter, personnummer, bankuppgifter, skattetabell, uppdragsuppgifter	Fullgörande av avtal samt rättslig förpliktelse: För att kunna betala ut lön enligt överenskommet uppdrag. Behandlingen är även nödvändig för att följa bokförings- och skattelagstiftning.	Enligt krav i tillämplig lagstiftning	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT-, rekrytering-, löne- och redovisningssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Uppföljning och kvalitetssäkring	Genomförande av uppföljningssamtal*, insamling av enkätsvar, dokumentation av feedback	Namn, uppdragshistorik, feedback	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att följa upp uppdrag, säkerställa kvalitet och skapa förutsättningar för kontinuerlig förbättring i leveransen till kund. Vi har gjort en intresseavvägning och bedömer att vårt intresse väger tyngre än den registrerades.	Så länge uppdraget är aktivt och därefter upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Matchning mot uppdrag	Insamling, registrering, urval, kommunikation, inspelning av samtal/intervjuer*, AI-baserad analys	Förnamn, efternamn, e-post, telefonnummer, adress, ansökningshandlingar, LinkedIn-länk, uppgifter om yrkesbakgrund, kompetens, tidigare anställningar, prestationer, personliga egenskaper	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att kunna matcha rätt kompetens mot rätt uppdrag på ett effektivt och kvalitetssäkrat sätt. Vi har genomfört en intresseavvägning där vårt behov bedöms väga tyngre än den registrerades.	Upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Efterlevnad av lagkrav	Arkivering, rapportering, framtagande av kontrolluppgifter	Namn, personnummer, uppdragsuppgifter, ekonomiska uppgifter	Fullgörande av rättslig förpliktelse: Behandlingen krävs för att uppfylla våra skyldigheter enligt bokförings- och skattelagstiftning samt annan tillämplig lagstiftning	Enligt krav i tillämplig lagstiftning	Uppgifter kan delas med Skatteverket och andra relevanta myndigheter vid behov
Urval och rekrytering av konsulter baserat på inhämtning av offentligt tillgängliga personuppgifter	Inhämtning och registrering av uppgifter från exempelvis LinkedIn eller andra publika källor**	Förnamn, efternamn, e-post, telefonnummer, yrkesbakgrund, kompetens, tidigare anställningar	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att proaktivt identifiera kompetenta konsulter och kunna ta kontakt i rekryterings- eller uppdragssyfte. Informationen är redan offentligt tillgänglig.	Upp till 6 månader utan kontakt. Om kontakt sker, upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Konsult

Kund, potentiell kund eller andra affärsrelationer

Ändamål	Behandlingar som utförs	Kategorier av personuppgifter	Rättslig grund	Lagringstid	Delning av personuppgifter
Försäljning och marknadsföring av Gazellas tjänster	Insamling av handlingar för intresseanmälan	För- och efternamn, kontaktuppgifter såsom e-post och telefonnummer, information om arbetsplats, LinkedIn-länk	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att kunna marknadsföra våra tjänster och hantera inkommande intresseförfrågningar. Informationen är nödvändig för att kunna bygga relevanta affärsrelationer.	Så länge kundkontakten är aktiv och därefter upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella, samt enligt krav i tillämplig lagstiftning	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Försäljning och marknadsföring av Gazellas tjänster och matchning med kandidatprofiler	Skriftlig sammanfattning av möten och inhämtning av kravspecifikation*	För- och efternamn, kontaktuppgifter, LinkedIn, information om företaget kunden representerar	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att samla in och dokumentera information i samband med möten för att kunna tillhandahålla relevanta kandidater enligt kundens behov.	Så länge kundkontakten är aktiv och därefter upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella, samt enligt krav i tillämplig lagstiftning	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Försäljning och marknadsföring av Gazellas tjänster och matchning med kandidatprofiler	Skriftlig sammanfattning av telefonsamtal och inhämtning av kravspecifikation*	För- och efternamn, kontaktuppgifter, LinkedIn, information om företaget kunden representerar	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att dokumentera och använda information från samtal för att effektivt kunna matcha rätt kandidater till kundens behov.	Så länge kundkontakten är aktiv och därefter upp till 24 månader efter senaste kontakt med Gazella, samt enligt krav i tillämplig lagstiftning	Uppgifter kan delas med kund samt leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.
Försäljning och marknadsföring av Gazellas tjänster och matchning med kandidatprofiler	Inhämtning av offentligt tillgängliga personuppgifter**	Förnamn, efternamn, e-post, telefonnummer, yrkesbakgrund, kompetens, tidigare anställningar	Intresseavvägning (berättigat intresse): Vårt berättigade intresse är att proaktivt bygga affärsrelationer och förstå våra kunders behov genom offentligt tillgänglig information. Detta är relevant och proportionerligt i en B2B-kontakt.	Upp till 6 månader utan kontakt, därefter upp till 24 månader sedan senaste kontakten med Gazella	Uppgifter kan delas med leverantörer av IT- och rekryteringssystem som behandlar personuppgifter för vår räkning. Delning sker i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Kund, potentiell kund eller andra affärsrelationer

*Möten, både fysiska och digitala, samt telefonsamtal, kan komma att spelas in. Inspelat material behandlas med hjälp av ett AI-baserat verktyg för att skapa sammanfattningar och stödja en kvalitativ kundbearbetning. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. För detaljerad information om hur inspelningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

**Vi kan komma att behandla personuppgifter som är offentligt tillgängliga, såsom information från professionella nätverkstjänster (t.ex. LinkedIn), hemsidor eller andra öppna källor, i syfte att identifiera och kontakta potentiella kunder. För mer detaljerad information om hur inhämtningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

Fullgöra rättsliga förpliktelser samt tillvaratagande av rättsliga anspråk

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter för att du eller det företag eller den organisation du representerar, vi eller berörd tredje part ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, exempelvis vid förestående eller pågående tvist.

4. Hur samlar vi in dina personuppgifter?

De uppgifter Gazella behandlar om dig samlas huvudsakligen in direkt från dig när du besöker och använder vår webbplats/digitala plattformar, när du registrerar dig i våra system, söker en tjänst, deltar i en rekryteringsprocess, eller i samband med att vi kommer i kontakt med dig. Behandlingen sker exempelvis via e-post, telefon eller vid personliga möten, konferenser, mässor eller liknande tillfällen. Vi kan också samla in uppgifter om dig från tredje part, vanligtvis från det företag eller den organisation du representerar, eller genom offentliga källor såsom LinkedIn eller andra rekryteringsplattformar.

4.1 Inspelning av intervjuer, telefonsamtal och möten

För att säkerställa en rättvis, träffsäker och kvalitativ urvalsprocess kombinerar vi modern teknik med mänsklig expertis. Genom att använda digitala verktyg och AI-baserad teknik kan vi effektivisera informationshantering, öka objektiviteten i bedömningen och förbättra kandidatupplevelsen, samtidigt som våra rekryterare utgör en central del av processen.

Intervjuer, både fysiska och digitala, samt telefonsamtal och möten kan spelas in. Inspelat material behandlas med hjälp av ett AI-verktyg som transkriberar samtalet och skapar en sammanfattning baserad på kandidatens egna ord. Detta bidrar till en mer korrekt och neutral dokumentation, fri från individuella tolkningar. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Se nedan för mer information om vilken data som samlas in, hur den behandlas, vem som har åtkomst och hur länge informationen lagras.

Inspelning av telefonsamtal

Inspelning: Telefonsamtalet spelas in som en ljudfil och skickas till vårt system direkt efter samtalet.

Transkribering: Ljudfilen transkriberas. Ljudfilen raderas permanent inom X minuter.

Sammanfattning: En skriftlig sammanfattning av transkriberingen görs med hjälp av AI. Transkriberingen raderas permanent inom X minuter.

Manuell justering: Rekryteraren eller rådgivaren kontrollerar att personuppgifter som går under särskild kategori (artikel 9 GDPR) inte har sparats och har möjlighet att justera sammanfattningen som sedan sparas i vårt system upp till 24 månader efter senaste kontakten med kandidaten.

Inspelning av fysiska och digitala intervjuer

Medgivande: Innan inspelning inleds informeras kandidaten och tillfrågas om medgivande. Medgivandet är frivilligt och om kandidaten inte önskar bli inspelad genomförs intervju utan inspelning eller transkribering.

Inspelning: Intervjun spelas in som en ljudfil och skickas till vårt system direkt efter intervjun.

Transkribering: Ljudfilen transkriberas. Ljudfilen ska raderas permanent inom 6 timmar. Transkriberingen förbättras av ett AI-verktyg för ökad noggrannhet och kontextförståelse.

Färdig text: Den färdiga texten sparas i vårt system som stöd i urvalsprocessen. Rekryteraren eller rådgivaren kontrollerar att personuppgifter som går under särskild kategori (artikel 9 GDPR) inte har sparats och har möjlighet att justera texten som sedan sparas i vårt system upp till 24 månader efter senaste kontakten med kandidaten.

Loggning

Vi kommer logga alla händelser i vårt system så vi kan gå tillbaka och kontroller att vårt system fungerar enligt vad vi skriver här. Här är några exempel på saker vi kommer logga:

När ljudfilen kommer till vårt system
När transkiberingen påbörjades
När transkriberingen avslutades
När ljudfilen raderades
När samanfattningen av transkriveringen påbörjades
När sammanfattningen av transkriberingen avlustades
När transkriberingen raderades

Insamling av offentligt tillgänglig data

Vi kan komma att behandla personuppgifter som är offentligt tillgängliga, såsom information från professionella nätverkstjänster (t.ex. LinkedIn), hemsidor eller andra öppna källor, i syfte att identifiera och kontakta potentiella kandidater och konsulter som kan matchas mot våra uppdrag samt potentiella kunder som kan ha nytta av våra tjänster. Se nedan för mer detaljerad information om hur inhämtningen sker, vad den används till och hur länge den sparas.

4.2.1 Kandidater i vårt system

För kandidater som valt att registrera sig i vårt system hämtar vi in den öppna data som finns på professionella nätverkstjänster om kandidaten och sparar i vårt system. Datan vi sparar är vanligt förekommande ansökningshandlingar såsom för- och efternamn, kontaktuppgifter, CV och personligt brev. Syftet är att hålla kandidatens befintliga profil i vårt system uppdaterad för att kunna matcha kandidaten med relevanta tjänster.

4.2.2 Potentiella kandidater inom vår nisch

Inköp av öppna data
Vi köper tillgång till databaser med öppet tillgängliga LinkedIn-profiler. Detta är information som användarna själva har valt att göra publik på LinkedIn.

Import av data
Den öppna LinkedIn-datan importeras till vårt interna system. Syftet är att vi ska kunna söka efter kandidater direkt i vårt eget system, utan att behöva gå via LinkedIn.

Sökning i databasen
Vi genomför sökningar i denna interna databas för att identifiera kandidater som matchar våra uppdrag.

Innehåll i profilerna
Varje profil innehåller information som individen själv lagt upp på sin offentliga LinkedIn-profil, till exempel:

För- och efternamn
Tidigare arbetsgivare
Utbildningsbakgrund

Intern användning
Data används primärt för internt bruk inom Gazella. Den data som kan delas med externa parter såsom potentiella kunder anonymiseras och kan ej härledas till en specifik person av extern part.

Isolerad lagring
Informationen lagras isolerat i en särskild del av vår databas.

Urval av relevanta profiler
Endast profiler som är relevanta för Gazellas verksamhet inkluderas, dvs potentiella kunder, kandidater och konsulter inom ekonomi och supply chain.

Regelbunden översyn
Vi ser över databasen ett par gånger per år för att säkerställa att endast relevanta profiler finns kvar.

Syfte
Syftet med att använda denna data är att bättre kunna matcha rätt kandidat till rätt jobb, på ett effektivt och träffsäkert sätt.

5. Med vilka delar vi dina personuppgifter?

Åtkomsten till dina personuppgifter är begränsad till mottagare som behöver sådan åtkomst för de ändamål som beskrivs i avsnitt 3 ovan eller annars framgår nedan. Dina personuppgifter kommer därmed att delas med följande mottagare:

Bolag inom vår koncern: Vi kommer att dela dina personuppgifter med bolag inom vår koncern om det är nödvändigt för att tillhandahålla våra tjänster, genomföra rekryterings- och konsultuppdrag, säkerställa administrativt stöd, samt för att öka kvaliteten i vår process och möjliggöra en träffsäker matchning mellan kandidater och uppdrag hos kund. Om vi delar dina personuppgifter inom vår koncern kommer vi att se till att uppgifterna även fortsättningsvis endast behandlas i enlighet med denna Integritetspolicy.

Våra leverantörer: Vi använder oss av tredjepartsleverantörer för att hantera delar av vår verksamhet. Vi kommer att dela personuppgifter med dessa leverantörer för att de ska kunna utföra tjänster på uppdrag av oss, såsom att tillhandahålla oss stöd- och affärssystem, sociala medieplattformar, eller utföra uppdrag som underleverantörer åt oss i anslutning till våra egna tjänster. När vi använder oss av leverantörer enligt denna punkt upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.

Affärspartners/Samarbetspartners: Vi samarbetar emellanåt med externa parter för att kunna förbättra våra tjänster, vår verksamhet och för att öka möjligheten till matchning mellan kandidat och kund, såsom t. ex andra rekryteringsföretag- och plattformar. Dessa aktörer behandlar personuppgifter antingen som personuppgiftsansvariga enligt deras egna villkor och riktlinjer för hantering av personuppgifter, eller som personuppgiftsbiträden till oss enligt våra instruktioner för behandlingen. I det senare fallet upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.

Försäljning eller överlåtelse: Vi kommer att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare eller potentiell köpare/investerare i samband med försäljning eller annan överlåtelse av samtliga eller delar av våra aktier, tillgångar eller vår verksamhet. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar dina uppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy. Ändamålet med en sådan överföring är att låta en (potentiell) köpare/investerare genomföra granskning av vår verksamhet samt i förekommande fall vidta åtgärder och förberedelser inför ett eventuellt köp eller investering, där överföringen sker med hänvisning till det berättigade intresset av en sådan möjlighet till granskning respektive eventuella åtgärder och förberedelser.

Myndigheter: Vi kommer även att dela dina personuppgifter med t.ex. Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter när vi är skyldiga att göra det enligt t.ex. lag eller annan författning eller enligt domstols- eller myndighetsbeslut.

Vi delar endast personuppgifter när det är nödvändigt och i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Vi värnar om säkerheten och integriteten för de personuppgifter som du delar med oss. Här är en översikt över hur vi hanterar och delar dina uppgifter:

6. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar säkerhetsåtgärder för att tillse att vår hantering av dina personuppgifter sker på ett säkert sätt. Som exempel är de system i vilka personuppgifterna lagras bara tillgängliga för våra anställda och tjänsteleverantörer som behöver uppgifterna för att fullgöra sina uppdrag. Dessa är även informerade om vikten av säkerhet och sekretess i förhållande till de personuppgifter vi behandlar. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder och säkerhetsnormer för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, obehörigt utlämnande och missbruk. Vi övervakar även våra system för att upptäcka sårbarheter. Därutöver har vi ingått personuppgiftsbiträdesavtal med våra tjänsteleverantörer (se vidare i avsnitt 5 och 7).

7. Var vi behandlar dina personuppgifter

Gazella har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Eftersom en del av våra leverantörer arbetar internationellt kommer dina personuppgifter att överföras till länder utanför EU/EES enligt de avtal vi har med leverantörerna. Vi har i sådana fall en skyldighet att se till att överföringen sker enligt tillämplig dataskyddslagstiftning innan uppgifterna överförs, t.ex. genom att försäkra oss om att landet dit uppgifterna överförs uppfyller krav på adekvat skyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut, eller genom att säkerställa att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i form av t.ex. standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat och ytterligare lämpliga åtgärder för att tillvarata dina rättigheter och friheter.

Via följande länk hittar du information om de länder utanför EU/EES som EU-kommissionen beslutat uppfyller en adekvat skyddsnivå för tillåten överföring av personuppgifter: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_sv

Via följande länk hittar du de standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_sv

I vissa fall behandlas personuppgifter utanför EU/EES, exempelvis i USA. Detta sker när vi använder underleverantörer baserade i USA för specifika delar av vår databehandling. Exempel på sådana leverantörer är OpenAI, Google och Elevenlabs. Överföringen sker för att vi ska kunna tillhandahålla vissa tjänster kopplade till vår rekryteringsprocess.

De personuppgifter som överförs rör främst kandidater. Sådana överföringar kan exempelvis ske i följande situationer:

Transkribering och AI-bearbetning av intervjuer: Ljud- eller videoinspelningar från intervjuer kan transkriberas och bearbetas med AI-teknik hos leverantörer i USA.
Kandidatanalyser och CV-parsering: Vid analyser av kandidaters profiler, såsom automatisk extraktion av information från CV:n (s.k. parsing), behandlas dessa uppgifter i USA.

Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa en säker och laglig överföring av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

8. Dina rättigheter

Du har rättigheter i förhållande till oss och vår behandling av dina personuppgifter. Information om dina rättigheter och hur du går till väga för att utöva dem anges nedan.

Vi ber dig observera att dina rättigheter gäller i den omfattning som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning och att det i förekommande fall kan föreligga undantag från rättigheterna. Vi ber dig även observera att vi kan komma att behöva mer information från dig i syfte att bl.a. bekräfta din identitet innan vi går vidare med din begäran om att utöva av dina rättigheter.

För att utöva dina rättigheter eller begära mer information om dessa ber vi dig att kontakta oss, vilket enklast sker via e-post: privacy@gazella.se.

8.1 Rätten till tillgång

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter som rör dig. Om så är fallet har du också rätt att få tillgång till dessa personuppgifter genom ett s.k. registerutdrag samt ytterligare information om den aktuella behandlingen, såsom för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, berörda kategorier av personuppgifter samt vilka mottagare som personuppgifterna lämnats ut till.

Rätten till rättelse

Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du kan även ha rätt att komplettera ofullständiga uppgifter.

Rätten till radering

Du kan begära att vi utan dröjsmål raderar dina personuppgifter om:

Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in eller annars behandlats;
Vår personuppgiftsbehandling sker med stöd av ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke till behandlingen i fråga;
Du invänder mot behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av behandlingen;
Personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt;
Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.
- Rätten till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter om:

Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta eller inte;
Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att vi raderar dina personuppgifter och istället begär att vi begränsar användningen av dem;
Vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål de samlades in för, samtidigt som du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
Du har invänt mot den behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och väntar på kontroll av om din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av att fortsätta med behandlingen.

Rätten att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker baserat på vårt eller annans berättigade intresse. Om så sker måste vi, för att få fortsätta behandlingen, kunna visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.

Rätten till dataportabilitet

Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ett avtal med dig eller med stöd av ditt samtycke, har du rätt att få ut de personuppgifter som du lämnat till oss och som rör dig i ett elektroniskt format. Du har rätt att få uppgifterna i fråga överförda från oss direkt till annan personuppgiftsansvarig, när detta är tekniskt möjligt.

Vi ber dig observera att denna rätt till s.k. dataportabilitet inte omfattar sådana uppgifter som behandlas manuellt av oss.

Rätt att återkalla ditt samtycke

Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. En återkallelse av ditt samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som skett baserat på samtycket innan detta återkallades.

Gazella AB
Adress: Västra Järnvägsgatan 23, 111 64 Stockholm
E-post: privacy@gazella.se
Telefon: 08-662 03 31