Arbetsbelastningen har ökat under pandemin

Arbetsbelastning och stress bland medarbetare och chefer ligger på för höga nivåer hos många företag under pandemin, visar en undersökning Akavia genomfört bland sina medlemmar. Det är en annorlunda period just nu och då behöver vi även fokusera på att intensifiera arbetet kring att minska stress och ohälsa för att på så sätt nå välbefinnande och produktivitet på arbetsplatsen. Har du som ledare en strategi och arbetssätt för att identifiera och minska en eventuellt hög belastning på ert bolag?

Aktavia genomförde i våras en undersökning bland sina medlemmar för att se hur de påverkades på sina arbetsplatser av pandemin. Nu i höstas gjorde de en uppföljande undersökning, där det visade sig att arbetsbelastning och stress fortsatt ligger på höga nivåer, där 37% uppger att arbetsbelastningen är för hög och 36% svarar detsamma rörande stress. Den höga arbetsbelastningen under senaste månaderna innebär risk för att utöka den redan pressade situation man sett på arbetsplatserna under längre tid och även hög risk att det tillslut spiller över i ohälsa och sjukskrivning hos personal. Patrik Sundelin, som är en av grundarna till rekryteringsföretaget Gazella uppger att Gazella också i sin dagliga kontakt med kandidater och konsulter upplevt att det skett en ökad belastning på ekonomiavdelningar under det senaste året, där många medarbetare känner sig stressade. I vissa fall till den nivå att arbetstagaren visat intresse av att söka sig vidare till nya företag av denna anledning. – Det är viktigt att ta signaler om stress och ökad belastning på allvar för att värna om medarbetares välmående och för att behålla sin kompetens på företaget, säger Patrik Sundelin. Under annorlunda tider behövs insatser från arbetsgivare. Genom att minska stress och arbetsbelastning kan vi få ökat välbefinnande och produktivitet, men det krävs att arbetsgivare och ledare intensifierar arbetet kring att identifiera och agera på hög arbetsbelastning och ohälsa hos sina medarbetare.

1. Stäm av dina medarbetares välmående regelbundet De flesta kontorsanställda i Sverige arbetar just nu hemifrån. När vi inte träffas fysiskt i samma utsträckning är det ännu viktigare än tidigare att regelbundet skapa en tydlig dialog mellan arbetstagare och arbetsgivare för att tillsammans identifiera eventuella problem. En lösning kan vara att frekvent skicka ut anonyma medarbetarundersökningar – varför inte en kort undersökning varje månad eller kanske till och med varje vecka, för att få en tydlig bild om status just nu och identifiera förbättringsområden. Som ledare över ett team där du inte träffar dina medarbetare fysiskt varje dag är det viktigt att istället hålla regelbunden avstämning över video, där alla på samma avdelning kan ha en öppen dialog sinsemellan där ni lyfter frågor tillsammans i grupp. Missa inte att även hålla korta enskilda avstämningar. Det är där du som ledare får möjlighet att prata enskilt med dina medarbetare, där du kan skapa ett forum för att prata om stress och välmående. Försök alltid att ha kameran på om ni hörs över videosamtal. Detta för att lättare kunna läsa av signaler i god tid om en medarbetare inte mår bra samt få en mer naturlig och nära diskussion.

2. Ta in uppstöttning Om man identifierat hög arbetsbelastning och stress på avdelningen men inte önskar anställa, kan det vara en god idé att fundera över att ta in en interim lösning, där en konsult går in under en viss period för att stötta avdelningen. Att anlita en konsult är en flexibel lösning där du som uppdragsgivare själv utformar uppdrages längd och omfattning och uppdraget kan enkelt förlängas eller förkortas efter önskemål. På detta sätt signalerar du att du hört och sett dina anställda och hjälper dem genom att minska belastningen en tid, där kanske pandemin eller annat bidragit till en ökad belastning under en viss period. Vi på Gazella har sett att vissa arbetsgivare varit skeptiska till att anlita en konsult under stressiga perioder då man känt oro över att en digital onboarding ska ta mycket tid från verksamheten. Vi har däremot upplevt att många företag efter ett år av pandemi nu skapat goda rutiner för sitt digitala arbete och att det därav inte längre är ett stort problem. Konsulter är dessutom experter på att snabbt sätta sig in i nya företag och har vana av att snabbt ta sig an nya arbetsuppgifter. Det handlar mycket om att ge konsulten en välordnad introduktion samt sätta tydliga mål för uppdraget. På Gazella har vi även gjort en strategi för smidig digital onboading för våra konsulter.

3. Se till att möjliggöra ett smidigt samarbete i teamet . Vid distansarbete tappar man den naturliga pratstunden i lunchrummet eller vis kaffemaskinen, som är så viktig för att skapa sammanhållning och välmående i teamet. För vissa människor känns steget att ringa upp en kollega för samtal eller för att fråga om hjälp så mycket längre än när man sitter bredvid varandra på kontoret. Den vardag vi ser nu med flexibla arbetstider och distansarbete kommer troligtvis fortsatt växa, så det är viktigt att ni hittar ett långsiktigt arbetssätt och lösning som underlättar en arbetssituation där vissa medarbetare arbetar på plats medans andra arbetar på distans. Gazella har löst den utmaningen genom att arbeta i en virtuell kontorsplattform, i vårt fall Teemyco, som underlättar för en mer naturlig interaktion mellan kollegor som arbetar på distans.